Первый шаг к эффективному планированию

Большинство специалистов считают, что они умеют планировать. К сожалению, это глубокое заблуждение. Я уверен, что эффективно планировать могут всего лишь 5% специалистов. Откуда берётся это заблуждение, причин достаточно. Во-первых, в институтах и университетах, на разных тренингах, курсах, семинарах и вебинарах, обучающиеся проходят эти темы и даже выполняют практические задания. Во-вторых, люди в быту часто что-то продумывают наперёд, и им кажется, что это и есть планирование. И, в-третьих, само слово планирование и однокоренные термины планы, планнинги, планёры очень часто используются в работе и жизни и создают полную иллюзию их понимания.

Как легко проверить моё утверждение на истинность? Выдайте своим сотрудникам задание спланировать свой следующий день и вы убедитесь в моей правоте. В лучшем случае вы получите несколько нечётко и неконкретно сформулированных пунктов, типа «обзвонить клиентов» или «работа с документами». Вы можете, кстати, проверить и себя. У нас в Университете Развития, в Школе навыков есть вводный курс по Планированию, на котором мы даём общее представление о планировании. Там разбираем различные виды и типы планирования, но если не углубляться в профессиональное планирование, то можно рассмотреть всего три его типа. Планирование следующего дня, месяца и конкретного мероприятия.

Как мне убедить вас, научиться эффективно планировать или (для тех,  кто умеет это делать) повысить свой уровень? Ответ на это вопрос – «Никак». Что бы я тут не писал и не делал, только вы сами сможете себя убедить захотеть развиваться. Поэтому я просто опишу как нужно сделать Первый, самый трудный, шаг, чтобы последующие шаги давались легко.

Начините с планирования следующего дня. Если у вас есть электронное расписание, то вы будете изменять свой подход в его ведении, если его нет, то вам нужно будет выкинуть свои ежедневники. Ближе к окончанию рабочего дня, вы любой ценой должны выделить 20 минут свободного времени, чтобы вас никто не отвлекал, а лучше заняться этим, когда все уйдут с работы.

Возьмите чистый лист А4 напишите на нем: План на 05.06.23 и дальше под пунктами 1.2.3. и т.д. запишите всё что обязательно и очень желательно нужно сделать завтра или в максимально ближайшее время. Если после третьего, четвертого пункта вы начнете запинаться, то тогда вам нужно будет взять второй чистый лист и на нём начать готовить График вашего завтрашнего дня. Знаете что такое График?

9:00 Приход на работу и открытие ПК.

9:03 Проверить План на день на необходимость корректировок.

9:15 Проверить взаиморасчеты с контрагентом Х.

9:20 Подготовить Презентационный пакет для эксперта Y.

9:45 …………….

Удобно и правильно создавать планы сразу в офисных программах. Если вы недостаточно владеете навыками работы в данных программах, на начальном этапе я помогу вам и предоставлю формы различных видов плана, которые вы можете эффективно использовать в своей деятельности.

Формы планов:

1. Простой Перечень мероприятий позволит вам оперативно перечислить основные действия, необходимые к выполнению, для достижения определенного результата.

2. Таблица График обеспечит эффективное планирование времени в реализации рабочих и личных процессов.

Да, конечно, подготовить График сложнее и муторнее, но что поделать, если вы пока не можете чётко подсознательно и очень быстро написать 25-30 запланированных на завтра дел? Итак, у вас должен быть подготовлен на завтра План или График, в печатном или электронном виде. В любом случае в бумажном виде он должен лежать у вас на рабочем месте сверху всех бумаг, прямо перед вами, желательно закрепленный в обычном планшете. Вы обязательно должны чувствовать удовлетворённость от того, что хорошо спланировали свой следующий день, и придя на работу на следующий день, начали его именно с его беглого прочтения и возможной корректировки в случае форс-мажорной необходимости. Каждый свой следующий день вы должны делать строго обязательно два важных планировочных дела, вычеркивать/отмечать выполненные дела и готовить расписание на следующий день. Разве это сложно? Да – для подавляющего большинства сложно! Нужно напрягать волю, воображение, представление, формулирование и правописание. Но зато кроме планирования у вас будут развиваться и эти качества!