Как наполнять документы логичным содержанием

Давайте начистоту! Вам сложно дается подготовка Аналитических отчетов, Заключений и даже банальных Объяснительных записок? К сожалению, это является глобальной проблемой для большинства офисных сотрудников.

Как только появляется необходимость изложить все на бумаге, блестящее красноречие каждого пятого сотрудника неожиданно исчезает, а на подготовку нескольких неуклюжих предложений уходят многочисленные минуты и даже часы.

А на самом деле именно документ играет ключевую роль в правильной организации любого процесса. От того насколько логично и правильно изложено содержание документа будет зависеть результат дальнейших действий.

Поэтому так важно знать ключевые правила профессиональной логики содержания документов:

1. Наличие структуры текста.

Структурное строение позволяет систематизировать информацию таким образом, что она станет понятна не только автору, но и другим участникам процесса.

Для создания структуры следует выделить разделы, и тогда с вашими документами будет удобно работать не только вам, но и вашим коллегам, подчиненным и руководителям.

2. Понятность изложения.

Ваши тексты должны быть грамотными,  краткими, логичными, единообразными, без использования витиеватых литературных оборотов.

Содержание текста не должно отнимать много времени на работу с ним, излагайте только ключевые моменты, только так вы сможете сэкономить время на практическую реализацию.

3. Целевое назначение.

Эффективный текст любого документа должен содержать цель, только тогда результат работы с ним будет качественным и необходимым. Целей в зависимости от вида документа может быть множество.

Ключевыми целями каждого документа являются: обозначение и информирование. То есть каждый текст должен обозначать основные характеристики (наименования, названия разделов, граф, строк) и информировать о мероприятиях, действиях, содержании процессов, ответственных  и т.д.

Соблюдение этих правил позволит вам создавать эффективное и понятное содержание для любых ваших документов.

Узнать больше и отработать практические навыки создания эффективных текстов вы с помощью материалов нашего полезного курса Отработка навыка подготовки осмысленных и логичных текстов.