Организация процессов с помощью документов

Практически каждый руководитель регулярно сталкивается с необходимостью организации новых рабочих процессов или модернизации старых. Это происходит на любом этапе развития компании и на её старте и даже в случае завершения деятельности.

Конечно, можно запустить и провести процесс в речевом формате, постоянно собирая и обсуждая вопросы с подчинёнными, но это долго, неэффективно и уже совсем несовременно. При этом многие из руководителей до сих используют такие методы, потому что, к сожалению, документоведение, ещё не такая доступная дисциплина, да и говорить для многих легче, чем писать и создавать документы.

Что получит руководитель, если организует необходимый процесс документально?!

1. Процесс будет формализован, все исполнители, как минимум, ознакомятся и будут четче понимать, что нужно делать.

2. Ответственность всех участников будет зафиксирована и неоспоримо подтверждена.

3. Уровень подготовки будет принципиально выше, потому что в процессе проработки документов будут выявлены основные проблемы.

4. Руководитель будет иметь полное представление о том, кто и что должен делать.

5. Процесс будет максимально подготовлен к последующей автоматизации.

Помимо этих основных преимуществ, есть и другие, например, этот процесс можно легко масштабировать в других подразделениях.

Осталось дело за малым, научиться организовывать процессы документально. Профессионально этому можно обучиться на нашем курсе Документальное сопровождение процесса.

А для тех, кто хочет сделать это самостоятельно – краткий алгоритм реализации  документационной подготовки процесса.

1. Зафиксируйте всех участников процесса в соответствующем списке.

2. Определите функции каждого участника.

3. Подготовьте Список документов процесса.

4. Подготовьте Описание процесса.

5. Подготовьте Схему документооборота процесса.

6. Подготовьте инструкции по необходимым работам в процессе.

7. Подготовьте План реализации процесса.

Если Вы еще не используете документальную мощь в своей работе, то срочно начните использовать документы в рабочих процессах. Мы знаем, что наши практики дают гарантированный результат, а Вы в этом сможете легко убедиться, пройдя наши курсы или воспользовавшись нашими советами.