Какой документооборот эффективен для вашей компании?

Каждая компания выбирает для себя удобный способ движения, использования и хранения документов, который может быть электронным или бумажным. У каждого из этих способов есть свои достоинства и недостатки.

При использовании бумажного документооборота большинство внутренних документов большую часть времени находятся в пути, то есть передаются от одного сотрудника к другому. Получается, что непосредственно продуктивной работе над документом уделяется минимальное количество времени. В системе электронного документооборота документы передаются от одного сотрудника к другому мгновенно.

Система электронного документооборота в отличие от бумажного позволяет избежать дублирования и копирования документов. В системе существует один актуальный оригинал документа, и он проходит путь по заранее определенному маршруту: создание, направление, рецензирование, обсуждение, утверждение. 

При использовании бумажного документооборота больше половины распечатанных документов попадают в корзину в тот же день или остаются лежать на столе «мертвым грузом», что приводит к нецелевому расходованию средств и приводит к неразберихе в огромном количестве бумаг. 

При всем удобстве, у электронного документооборота есть значимый минус – его использование предполагает наличие хотя бы самых элементарных навыков обращения с компьютером у работников. К сожалению, в нашей стране компьютерная грамотность находится на достаточно низком уровне.

Кроме того, стоит учитывать и затраты на обслуживание электронного документооборота. Помимо компьютеров и специализированных лицензионных программ, требуется еще так же иметь ставку для специалиста, обслуживающего весь этот программный комплекс, регулярно обновлять технические средства и ПО.

Психологи так же отмечают, что визуально восприятие бумажной и электронной документации сильно различается, и рекомендуют изучать бумаги исключительно в бумажном виде.

Уничтожить бумажный документ легче, чем электронный, и хранение бумажных носителей все-таки безопасней. Электронную документацию легко можно потерять в случае отключения электроэнергии, при переустановке операционной системы. 

Важно также обратить внимание на комбинированный или смешанный документооборот,  в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки двух противоположных способов работы с документами. Но и этот подход не является идеальным. Одновременное использование электронных и бумажных документов создает дополнительные трудности при организации деловой деятельности, вносит путаницу в систему хранения и использования, заставляет одновременно описывать процедуры работы, как с электронными, так и с бумажными документами.

Сравнивать и рассуждать здесь можно очень долго. Но нам интересно ваше мнение. Какой документооборот используете вы?

- бумажный документооборот;

- электронный документооборот;

- комбинированный документооборот.

Подробнее о правильной организации документооборота и систематизации файлов вы сможете узнать с помощью материалов курса Систематизация и хранение документации.