Правильный редактор – эффективный документ

Все, наверное, знают, что документы условно можно разделить на табличные и текстовые. Но не все используют правильные редакторы для их оформления.

Достаточно высокий процент студентов нашей обучающей площадки на начальном этапе его прохождения использует только один редактор для подготовки документов - текстовый MS Word. В нем создаются таблицы и тексты, что, несомненно, является ошибочным решением! Поскольку такие документы не удобны и могут быть созданы с ошибками. Ошибки часто допускаются в расчетах, поскольку MS Word не позволяет использовать формулы в работе с данными.

Редактор MS Word, конечно, удобен для подготовки текстовых документов. Таких, например, как инструкции, положения, аналитические отчеты. Но использовать его для документов, содержащих таблицы, очень непрофессионально. Поскольку его функционал ограничен, в нем отсутствует возможность переработки табличных данных с помощью удобных формул и многочисленных функций по обработке таблиц.

В случаях работы с табличными данными логично и правильно использовать редактор MS Excel, который позволит создать максимально удобные таблицы с необходимым набором формул.

В текстовых редакторах небольшие таблицы могут размещаться для наглядности. Но как только возникает задача обработки данных в таблице, поиска и преобразования табличной информации – тут без табличного редактора MS Excel не обойтись.

Поэтому создавая документ, вы должны сначала ответить всего на один вопрос: Каким будет документ, текстовым или табличным?

Если в нем будет только текст, то и использовать следует текстовый редактор. А если в нем будут таблицы, одна или несколько, возможно, даже с текстом перед и между ними, то в таком случае вам нужен табличный редактор.

Осознание этого позволит сократить время на подготовку документов и максимально использовать функции конкретного редактора. Хотите узнать больше, станьте студентом Школы документов!