Особенности правильного хранения документов

Сколько времени вы обычно тратите на поиск нужного документа?

2-3 минуты? Тогда вы отлично владеете навыком систематизации!

5 минут, а может даже больше? Тогда вам стоит задуматься над системой хранения ваших файлов и данных.

10 минут и, бывает, не находите? Вам, определенно, нужна помощь, поскольку ваши файлы не имеют никакой системы хранения, и вы часто из-за этого тратите много времени и нервов на поиск нужных данных.

На самом деле научиться правильно сохранять и размещать документы совсем несложно. Необходимо только запомнить и постоянно придерживаться определенного простого алгоритма.

Правильно называем – системно размещаем – дублируем на печати – размещаем в бумажную папку – используем в работе – архивируем или удаляем.

Рассмотрим ключевые правила, обеспечивающее правильное хранение документов:

1.Правильное название файлов.

100%-ый успех поиска любых данных на ПК зависит от правильного названия файлов. Даже если вы поместили документ не в определенную папку, а неизвестно куда, вы всегда можете воспользоваться поисковой системой вашего ПК и найти его по названию.

Главное, чтобы название файла соответствовало определенным требованиям:

- содержать видовую и конкретизирующую часть и соответствовало наименованию документа;

- быть конкретным, то есть в нем должен быть зафиксирован конкретный объект – процесс, проект, компания и др;

- включать актуальную дату создания или последнего изменения документа.

В таком случае, необходимый документ вы всегда сможете найти на вашем ПК.

2. Создание логичной структуры папок.

Удачный исход поиска данных напрямую зависит от логичной структуры размещения файлов и папок. Если удобная и интуитивно понятная система размещения файлов создана и активно используется, то проблем с поиском данных у вас не будет. Каждый файл будет располагаться на своем месте и быстро найти его не составит труда.

Важно помнить, что папки структуры должны быть названы правильно: понятно, конкретно и коротко (чтобы не засорять системный путь к файлу лишними знаками).

3. Правильное размещение файлов в структуре.

Логичная структура с правильно названными папками создана, файлы тоже имеет понятные и конкретные наименования. Дело за малым! Все новые файлы правильно называть и размещать. Это отнимет всего несколько секунд, но сохранит гораздо больше времени и сил на поиск данных в дальнейшем.

Используя указанные правила, вы больше не будете задумываться, где и что искать. А ваше рабочее место станет эффективным помощником в работе с данными!

Как создать логичную структуру папок, навести порядок в документах рабочего процесса или сделать документы не теряющимися? Вы сможете узнать в материалах нашего практичного и полезного курса Систематизация и хранение документации.