Все статьи Бизнес Здоровье Мышление Общество Технологии Семья и дети Документы в работе Персонал
Популярные статьи
Зачем нужны формы документов?
Установим, для начала, что же такое форма документа. Форма документа – это понятие, обозначающее стандартный бланк, содержащий реквизитные и основные поля для заполнения, оформленный согласно требованиям, принятым в организации, и необходимый для упрощения процесса оформления документации.
Получается, форма документа - это заготовка будущего документа, которая точно соответствует его конечному виду, но в ней отсутствует полное текстовое содержание. Она представляет собой подготовленный шаблон документа с установленными структурными разделами и заполненными текстовыми примерами-образцами (1-2 предложения/строки).
Из подготовленного нами определения следует, что форма является своего рода «заготовкой» для будущего документа. В зависимости от вида документа, форма может быть как текстовой, так и табличной. Но в любом случае она позволяет не только значительно упростить процесс создания документа, но и уменьшить временные затраты, связанные с процедурой его подготовки.
Кроме того, использование форм позволяет существенно минимизировать ошибки, возникающие при оформлении документов. Это является неоспоримым преимуществом, если в вашей организации работают сотрудники с небольшим опытом.
Стоит отметить, что применение форм документов не только удобно и практично, но и формирует единый деловой имидж организации.
Следует уточнить, что для эффективности рабочих процессов в организации не достаточно наличия единичных форм документов. Для каждого процесса необходимо готовить свой альбом форм документов, составляющих процесс. Именно такой подход позволит систематизировать и усовершенствовать деятельность каждого сотрудника.
Подготовке форм важно также уделять особое внимание, они должны быть конкретными и удобными для заполнения. Грамотный подход к созданию форм максимально усовершенствует документооборот в вашей организации и повысит эффективность деятельности каждого сотрудника!
Подробнее о создании форм документов вы можете узнать и даже попробовать в курсе Документальное сопровождение процесса.
